In questa sezione troveremo tutte le Comunicazioni già preparate. Potranno essere richiamate per controlli e inviate nuovamente.
Grazie al filtro potremo individuare la comunicazione da ricercare determinando:
- Azienda / Studio da cui è partita la comunicazione.
- Condominio a cui è stata inviata la comunicazione
- Data da cui comprendere la ricerca tra le comunicazioni archiviate
- Data fino a cui considerare la ricerca tra le comunicazioni archiviate
- Scegliere lo stato della comunicazione archiviata tra:
- Nuova - creata ma non inviata
- Confermata - creata, inviata e confermato l’invio
- Invio fallito - creata ma l’invio non è andato a buon fine
- Inviata - creata ed inviata
- Consegnata - creata, inviata e consegnata
- Aperta - creata, inviata, consegnata e aperta
- Errore - creata ma non inviata per un errore
- Non inviare - solo per archivio
- Scegliere il TAG generato in automatico dalla tipologia di generazione della comunicazione tra:
- Anagrafiche
- Composizioni
- Sinistri
- Solleciti
- Verbale
- Attivare se si vogliono rendere visibili le comunicazioni inviate tramite Ticket.
Le comunicazioni in archivio riportano le seguenti informazioni:
- Data di creazione.
- Azienda / Studio che ha inviato la comunicazione.
- Immobile a cui è stata inviata.
- Descrizione dell’oggetto della comunicazione.
- Numero di destinatari a cui è stata inviata.
- Numero di errori nell’invio.
- Stato della comunicazione (vedi elenco precedente).
- TAG generato dalla tipologia che ha prodotto la comunicazione (vedi elenco precedente).
- Descrizione della tipologia di errore (se disponibile).
- Data ed ora della conferma invio.
Le comunicazioni archiviate possono essere riaperte cliccando sul tasto ✏️ ed a seconda dello stato della comunicazione, potremo trovare possibilità diverse:
Stato comunicazione: Nuova
Dato che la comunicazione non è stata inviata, potremo cliccare su Modifica Comunicazione e procedere a fare dei cambiamenti, nello specifico:
- Modalità Invio - selezionare o deselezionare una tipologia di invio differente rispetto alla prima configurazione, scegliendola tra: Postalizzazione, e-mail, PEC, Manuale.
- Aggiungi Documento - dà la possibilità di includere nuovi file potendoli ricavare da:
- Immobile - tutti i documenti caricati sul condominio
- Stampe Bilancio - tutte le stampe prodotte da preventivi e consuntivi
- Caricamento manuale - selezionando il file dal computer
- Aggiungi Lettera Manuale - selezionando il file contenente il testo dal computer
- Aggiungi Lettera da Modello - selezionando il modello tra quelli caricati in Arcadia
- Postalizzazione - determina una nuova impostazione del vettore:
- Imposta Vettore - modificando quello previsto in configurazione Azienda / Studio
- Imposta Spedizione - modificare l’indicazione precedente
- Destinatari - può modificare le Anagrafiche a cui inviare la comunicazione:
- Rimuovi destinatari - esclude le Anagrafiche selezionate
- Compila e-mail - aggiunge un testo al corpo dell’e-mail contenente gli allegati della comunicazione
- Download Documenti - sarà possibile scaricare i documenti compresi nella comunicazione secondo diverse possibilità:
- Archivio Semplice - crea una cartella unica contenente tutti i documenti
- Archivio Cartelle Destinatario - crea tante cartelle quanti sono i destinatari ed ognuna di queste conterrà i documenti compresi nella comunicazione
- Archivio pdf unico - crea un unico pdf che comprende tutti i documenti compresi nella comunicazione
- Archivio pdf unico per Destinatario - crea un solo pdf per ogni Destinatario compreso nella comunicazione
- Stampe - può generare una Distinta o le Etichette
Distinta - verrà creata una stampa che riporta: Nome, Indirizzo, Firma;
Etichette - possiamo generare la stampa delle etichette per inviare le missive cartacee. Dovremo impostarne le dimensioni nella schermata
Cliccando sul secondo tasto Gestione Documenti potremo vedere quali sono gli allegati alla comunicazione ed escludendone quelli selezionati con il tasto 
.
Cliccando sul tasto Configura Postalizzazione potremo dare le indicazioni al sistema di postalizzazione per l’utilizzo del servizio. Le indicazioni sono da concordare con gestore prescelto del servizio di postalizzazione.
Cliccando sul tasto Elimina potremo procedere alla cancellazione della comunicazione dall’archivio.
Cliccando su Salva Modifiche andremo a confermare le nuove impostazioni date alla comunicazione.
Cliccando sul tasto Invia si procederà ad un nuovo invio.
Per poter inviare la comunicazione via e-mail, è necessario che tutti i destinatari abbiano un indirizzo e-mail valido e che il corpo della mail sia stato compilato.
Stato comunicazione : Confermata
In questo caso le possibilità sono in numero minore avendo solo a disposizione il tasto Stato Comunicazione.
Cliccandolo vedremo il resoconto dell’invio. Questo conterrà una serie importanti di informazioni come ad esempio, se la mail è stata ricevuta e letta o se è stato rilevato un errore nell’indirizzo utilizzato.
- La presenza di un’icona verde contraddistingue il condomino residente nel condominio.
- Viene riportato il numero di documenti allegati alla comunicazione. Sarà possibile scaricarli cliccando sul tasto Download Documenti.
- Un flag contraddistingue la modalità di invio prescelta (Posta, E-mail, PEC, Manuale).
- Resoconto sull’invio per posta.
- Resoconto sull’invio per e-mail tra cui:
- Rileva se la mail è stata letta, ricevuta, errore, ecc.
- Data in cui viene rilevato la modifica dello stato del punto 1
- Indirizzo e-mail a cui è stata inoltrata
- Lasciando il puntatore sull’icona ? viene rilevato un messaggio che specifica lo stato del punto 1
- Numero di tentativi di invio effettuati
- Resoconto sull’invio utilizzando la PEC.
- Resoconto sull’invio utilizzando la consegna manuale.
- Numero di tentativi effettuati per ogni nominativo.
Sarà inoltre possibile inviare nuovamente la comunicazione cliccando sul tasto Reinvia.
Invio ritardato comunicazioni
Nelle comunicazioni in stato “Nuova”, quindi ancora non inviate, cliccando sul tasto Configurazione è disponibile nel menù la voce Invio ritardato Email.
Cliccando sul tasto verrà resa disponibile la possibilità di impostare una data ed un’ora alla quale sarà inviata automaticamente la comunicazione.
Per consentire l’invio automatico non è necessario che Arcadia sia attivo o il computer acceso.